زيادة الإنتاجية في العمل

[أداري]

إذا أردت أن تُحسّن إدارتك للوقت، عليك أن تضع أهدافًا لما تريد تحقيقه خلال فترة زمنية مُحددة، وإعطاء الأولوية للمهام التي تتطلب مزيدًا من الاهتمام./nفي هذا الدرس، سنحدد الأمور الأكثر شيوعًا التي تسبب بهدر الوقت وتؤثر سلبيًّا على الفعالية، بالإضافة إلى بعض النصائح والحيل البسيطة لتحسين إدارة الوقت والإنتاجية./n


من أو ماذا يسبب بخسارة الوقت؟

تطرأ خلال اليوم أمورًا كثيرة من شأنها أن تُشتت التركيز عن العمل./nقد تكون أمورًا بسيطة مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني، أو الرد على أسئلة الزملاء، أو حتى التفكير الطويل في المهام، ولكن كلها تتراكم وتسبب في النهاية هدرًا في الوقت./n

إذا كنت تعمل في مكتبٍ صاخب، أو لا تملك المعدات اللازمة لأداء وظيفتك بكفاءة، قد يعني ذلك أنّ بيئة العمل نفسها تشتت تركيزك، أو قد يعود السبب في تراجع إنتاجيتك إلى أنّ أجزاء أساسية من يومك تتطلب الوقت مثل التنقل من وإلى الاجتماعات./n

ولكن سواء كان هدر الوقت ناتجًا عن المُمَاطَلَة أم عوامل خارجية أم إلهاءات في العمل، من المهم تحديد أسبابه أوّلاً للتمكن من زيادة الإنتاجية./n

ابدأ بتسجيل الملاحظات حول مقدار الوقت الذي تقضيه لإكمال المهام الفردية، فتسجيل عدد الساعات التي تمضيها في إتمام مهامك اليومية هو خطوة شديدة الأهمية للتأكد من أنك تحقق الاستفادة القصوى من الوقت المتاح لك./n

حاول أن تنشئ جدولًا زمنيًا أو سجلًا يوميًا، وذلك باستخدام أدوات على الإنترنت، مثل جدول بيانات، أو بالطريقة التقليدية عبر التدوين على مفكّرة./nمفتاح النجاح هُنا هو تدوين كل التفاصيل أي كل مهمة أو حالة إلهاء أو مكالمة أو فترة استراحة./n

والأمثل هو أن تسعى إلى جمع هذه المعلومات على فترة ممتدة من الزمن (مثل أسبوع أو اثنين) للحصول على رؤية دقيقة حول كيفية استخدامك للوقت./n



الخطوة التالية هي أن تتحقق من جميع عوامل الإلهاء التي كنت قد حددتها، ثم أن تفكّر في كيفية تقليصها./nيمكن أن تساعدك أدوات الإنتاجية على الإنترنت مثل Asana وBasecamp وGoogle Keep في إنشاء قوائم مهام رقمية لإدارة مهامك والتخطيط ليومك./n

بعض هذه الأدوات حتى يتيح لك تفويض المهام للآخرين، أو يرسل إليك تذكيرًا عندما تقترب المواعيد النهائية./nالكثير من تلك الأدوات متوفر مجانيًّا، وبعضها يقدّم نُسخًا مجانيّة للفِرق الصغيرة./n

من المهم أن تبقى واقعيًّا، فمحاولة إتمام الكثير قد يؤدي إلى تراجع إنتاجيتك ويسبب لك الإحباط؛/nلذلك ابدأ بإنشاء قائمة بالمهام ذات الأولوية، سواء على الورق أم باستخدام إحدى الأدوات على الإنترنت التي ذكرناها./nوفي كل مرة تضع علامة إلى جانب المهام الت تنجزها، سيكون ذلك حافزًا قويًا لإتمام الأمور./n

إليك أفضل 5 نصائح يمكنك تطبيقها على نظامك اليومي لمساعدتك في زيادة إنتاجيتك اليومية:*
أوّلاً، لا تدع تركيزك يتشتت أثناء الاجتماعات: احرص على تجنُّب الاجتماعات غير الضرورية التي لا تتطلب وجودك أو لا تُفيدك./nوقتك ثمين: فاستثمره بذكاء، إذا كنت أنت من يحدد جداول الاجتماعات، شارك مع زملائك توقعات واضحة، وأعدّ كل المواد المرجعية مُسبقًا، واحرص على بدء وإنهاء الاجتماعات في الوقت المحدد./n
ثانيًا، أنشئ قوائم بالمهام اليومية: حاول أن تكتسب عادة إنشاء قائمة بالأولويات لكل المهام التي عليك أن تُحققها يوميًا./nقد يبدو الجلوس على مكتب طوال اليوم مُثمرًا، ولكن إذا توقفت لمدة 5-10 دقائق كلما شعرت بالتعب، هذا سيُعزز تركيزك، خاصة إذا مارست بعض تمارين لتليين العضلات أو مشيت قليلًا في المكتب./n
ثالثًا، تخلص من كل ما قد يلهيك عن العمل: كن واضحًا أمام الآخرين بأنك تفضل ألا يقاطعك أحد، أو انتقل إلى مكان مختلف من المكتب حتى تظل بعيدًا عن مصادر الإلهاء./n
رابعًا، احصل على القسط الكافي من النوم: يمكن لقلة النوم أن تؤثر على طريقتك في العمل لذلك حاول أن تنال قسطًا مريحًا من النوم ليلًا ليجعلك مُستعدًا لليوم التالي./n
أن تزيد إنتاجيتك لا يعني بالضرورة أن عوامل الإلهاء اليومية ستختفي كلها، بل ستظل مضطرًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني والإجابة عن الأسئلة وحضور الاجتماعات، ولكن عليك أن تكون قادرًا على العمل بأعلى مستوى من الإنتاجية بين حالة الإلهاء وغيرها./n
العمل على تحسين إدارتك للوقت يمكنه أن يكون مُفيدًا على الصعيدين الشخصي والمهني؛/nبدءًا من تقليل الضغط والحد من الأخطاء وصولاً إلى زيادة إنتاجيتك./nفكّر في ما يسبب لك هدرًا في الوقت في اليوم، وفكِّر في الخطوات التي يمكنك أن تُنفّذها للحد منه.